กรณียืมเงินเพื่อรับรอง กรรมการตรวจราชการและดำเนินการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มเรียบร้อยแล้ว ต่อมา ได้รับแจ้งเลื่อนออกตรวจกะทันหัน คนยืมต้องดำเนินการอย่างไรคะ ต้องหาเงินมาคืนเอง หรือดำเนินการส่งใช้เงินยืมตามใบส่งของ ตามปกติ 🙏🏻

 

คำถาม #เตรียมรับรองแล้วเขาเลื่อนงาน

สวัสดีค่ะอาจารย์ หนูขออนุญาตสอบถามคะ กรณียืมเงินเพื่อรับรอง กรรมการตรวจราชการและดำเนินการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มเรียบร้อยแล้ว ต่อมา ได้รับแจ้งเลื่อนออกตรวจกะทันหัน คนยืมต้องดำเนินการอย่างไรคะ ต้องหาเงินมาคืนเอง หรือดำเนินการส่งใช้เงินยืมตามใบส่งของ ตามปกติ

#แนวทาง ไม่ต้องคืนเงินค่ะ

.......สำหรับ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) จะต้องอ้างอิงและปฏิบัติตาม ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการรับเงิน การจ่ายเงิน การฝากเงิน การรักษาเงิน และการตรวจเงินขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น เป็นหลักครับเนื่องจากมีการสั่งซื้อและส่งของเรียบร้อยแล้ว ถือเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นโดยชอบเพื่อประโยชน์ของทางราชการตามวัตถุประสงค์ (แม้จะไม่ได้เกิดการตรวจราชการขึ้นจริงเพราะเหตุสุดวิสัย)

สามารถดำเนินการล้างสัญญาเงินยืมได้ตามปกติ โดยทำตามขั้นตอนเฉพาะของท้องถิ่นดังนี้

1. จัดทำบันทึกข้อความชี้แจงเหตุจำเป็นเขียนเรียน นายกองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (ผ่านหัวหน้าหน่วยงานคลัง) โดยระบุสาระสำคัญ:อ้างถึงสัญญายืมเงิน เลขที่ และจำนวนเงินที่ยืมชี้แจงว่าได้ดำเนินการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มจากร้านค้าเรียบร้อยแล้วตามใบส่งของ/ใบเสร็จ เลขที่... ลงวันที่...ระบุเหตุผลความจำเป็นที่ต้องเลื่อนการตรวจราชการ (เช่น อ้างถึงหนังสือแจ้งเลื่อนจากหน่วยรับตรวจ หรือไลน์สั่งการ)ขออนุมัติเบิกจ่ายเงินงบครอง/ล้างสัญญาเงินยืมตามยอดที่จ่ายจริง และส่งคืนเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี)

2. หลักฐานประกอบการส่งใช้เงินยืม (ชุดตรวจสอบ)ในการส่งล้างสัญญาเงินยืม ให้แนบเอกสารเรียงตามลำดับเพื่อรองรับการตรวจของ สตง. ดังนี้

2.1 ใบยืมเงิน (ฉบับจริง)บันทึกข้อความชี้แจงเหตุเลื่อนตรวจ (ที่นายก อปท. ลงนามเห็นชอบแล้ว)หลักฐานการเลื่อนตรวจ (เช่น สำเนาหนังสือราชการ หรือภาพถ่ายข้อความสั่งการ)

2.2 หลักฐานการจ่ายเงิน: ใบเสร็จรับเงิน หรือใบส่งของพร้อมใบสำคัญรับเงิน (กรณีร้านค้าทั่วไปที่ไม่มีใบเสร็จเล่ม)ใบเสร็จรับเงินฝากคลัง: (กรณีมีเงินเหลือจ่ายและนำส่งคืนคลัง อปท.)

3. ระยะเวลาการส่งใช้เงินยืมต้องดำเนินการส่งใบสำคัญและเงินเหลือจ่าย (ถ้ามี) ให้เสร็จสิ้นภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับเงินยืมไป ตามระเบียบการรับจ่ายเงินของท้องถิ่น

และนี่คือร่างบันทึกข้อความสำหรับนำไปปรับใช้

โดยข้อความนี้เน้นความกระชับ ชัดเจน และมีหลักฐานอ้างอิงครบถ้วน เพื่อให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์การตรวจเงินของ อปท. (สตง.)

บันทึกข้อความส่วนราชการ (ระบุชื่อกอง/ฝ่าย/งาน ของคุณ เช่น กองกลาง/ฝ่ายบริหารงานทั่วไป) โทร. ....................

ที่ (ระบุเลขที่หนังสือของกอง ถ้ามี)

วันที่ .......................................

เรื่อง รายงานเหตุจำเป็นและขออนุมัติส่งใช้เงินยืม (สัญญาเลขที่ .........................)

เรียน นายก(เทศมนตรี/องค์การบริหารส่วนตำบล/องค์การบริหารส่วนจังหวัด)........................................(ผ่านหัวหน้าหน่วยงานคลัง)

๑. เรื่องเดิมตามที่ (ระบุชื่อกอง/สำนัก) ได้รับอนุมัติให้ยืมเงินทดรองราชการ ตามสัญญายืมเงินเลขที่ ......................... ลงวันที่ ......................... เป็นเงินจำนวน ......................... บาท (.................................................) เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มสำหรับรับรองกรรมการตรวจราชการ ในวันที่ ......................... นั้น

๒. ข้อเท็จจริงผู้ยืมได้ดำเนินการประสานงานและจัดหาอาหารพร้อมเครื่องดื่มจากร้าน (ระบุชื่อร้านค้า) เป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยมีมูลค่าความเสียหาย/ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง เป็นเงินจำนวน ......................... บาท (.................................................) ตามใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ ......................... ลงวันที่ .........................ต่อมาได้รับแจ้ง (ระบุหน่วยงานที่แจ้งเลื่อน เช่น สำนักตรวจราชการ...) มีความจำเป็นต้องเลื่อนกำหนดการตรวจราชการดังกล่าวออกไปอย่างกะทันหัน เนื่องจาก (ระบุเหตุผลสั้นๆ เช่น ติดภารกิจเร่งด่วน) ตามหลักฐาน (ระบุ เช่น หนังสือแจ้งเลื่อน/ข้อความสั่งการ) ที่แนบมาพร้อมนี้ ซึ่งส่งผลให้ไม่สามารถยกเลิกการจัดหาอาหารและเครื่องดื่มที่ได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วได้

๓. ข้อพิจารณาและระเบียบกฎหมายเพื่อให้การบริหารเงินยืมทดรองราชการเป็นไปด้วยความถูกต้องตามระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการรับเงิน การจ่ายเงิน การฝากเงิน การรักษาเงิน และการตรวจเงินขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ. ๒๕๖๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม และเพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายแก่ทางราชการเนื่องจากเป็นเหตุสุดวิสัยที่เกิดขึ้นภายหลังจึงเห็นควรอนุมัติให้เบิกจ่ายเงินงบประมาณเพื่อส่งใช้ล้างสัญญายืมเงินดังกล่าว ตามจำนวนที่จ่ายจริง เป็นเงิน ......................... บาท (.................................................) และ (ระบุกรณีเงินยืม: พร้อมนี้ได้นำส่งคืนเงินเหลือจ่าย จำนวน ......................... บาท / ไม่มีเงินเหลือจ่ายนำส่ง)

๔. ข้อเสนอจึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติให้ส่งใช้หนี้เงินยืมตามสัญญายืมเงินข้างต้น

(ลงชื่อ)....................................................... ผู้ยืมเงิน(......................................................)ตำแหน่ง .......................................................

คำแนะนำเพิ่มเติมก่อนพิมพ์จริงสิ่งที่ต้องแนบเพิ่ม: อย่าลืมแนบ

(1) สัญญายืมเงินตัวจริง

(2) ใบส่งของ/ใบเสร็จจากร้านค้า และ

(3) หลักฐานการเลื่อนตรวจ (เช่น เอกสาร หรือแคปหน้าจอไลน์สั่งการ) ไว้ท้ายบันทึกนี้ด้วยนะค่ะ

#กดไลค์กดแชร์และเอาการปรับใช้ในหน่วยงานได้

แต่ไม่อนุญาตให้ copy ไปโพสต์ซ้ำนะคะ

วราภรณ์ แสงชา

คนท้องถิ่นหัวใจสิงห์

วิทยากรอิสระ

24 พฤษภาคม 2569