แนวทางการเบิกค่าใช้จ่ายในการจัดประชุมราชการของ อปท.
ตามหนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ มท 0808.2/ว 0766 ลงวันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2563
สาระสำคัญ
กระทรวงมหาดไทยกำหนดแนวทางการเบิกค่าใช้จ่าย สำหรับการจัดประชุมราชการขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น เพื่อให้สามารถดำเนินการเบิกจ่ายได้ถูกต้องตามระเบียบ
อ้างอิงระเบียบ
ระเบียบกระทรวงมหาดไทยว่าด้วยการเบิกค่าใช้จ่ายในการบริหารงานขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น พ.ศ. 2562
หลักการสำคัญในการเบิกค่าใช้จ่ายประชุม
ต้องเป็นการประชุมที่เกี่ยวข้องกับภารกิจของ อปท. มีความจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน ผู้บริหารท้องถิ่นอนุมัติ ค่าใช้จ่ายต้องเหมาะสมและประหยัด มีหลักฐานการประชุมประกอบการเบิกจ่าย
ประเภทการประชุมที่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้ การประชุมราชการของ อปท. ที่สามารถเบิกค่าใช้จ่าย เช่น
(1) การประชุมราชการภายในหน่วยงาน เช่น
การประชุมประจำเดือน การประชุมหัวหน้าส่วนราชการ การประชุมติดตามงาน
ตัวอย่างเทศบาลจัดประชุมหัวหน้าส่วนราชการประจำเดือน
สามารถเบิกค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มได้ (2) การประชุมคณะกรรมการ / คณะอนุกรรมการ / คณะทำงาน ที่ได้รับการแต่งตั้งตาม กฎหมาย ระเบียบ หนังสือสั่งการ คำสั่งของ อปท. ตัวอย่าง คณะกรรมการพัฒนาท้องถิ่น คณะกรรมการกองทุนหลักประกันสุขภาพ คณะกรรมการช่วยเหลือประชาชน สามารถเบิกค่าอาหารว่างได้ (3) การประชุมสภาท้องถิ่น เช่น การประชุมสภาเทศบาล การประชุมสภา อบต. การประชุมสภา อบจ. สามารถเบิกค่าอาหารว่างและเครื่องดื่มได้ (4) การประชุมประชาคมหมู่บ้าน / ชุมชน เพื่อ จัดทำแผนพัฒนาท้องถิ่น จัดทำแผนชุมชน รับฟังความคิดเห็นประชาชน ตัวอย่างเทศบาลจัดประชาคมหมู่บ้านเพื่อจัดทำแผนพัฒนาท้องถิ่น
สามารถเบิกค่าอาหารว่างได้ (5) การประชุมร่วมกับหน่วยงานอื่น เช่น ส่วนราชการ หน่วยงานรัฐ หน่วยงานเอกชน ตัวอย่างเทศบาลประชุมร่วมกับสำนักงานสาธารณสุขอำเภอ
สามารถเบิกค่าอาหารว่างได้ (6) การประชุมกรณีจำเป็นต่อการปฏิบัติงาน เช่น ประชุมแก้ไขปัญหาน้ำท่วม ประชุมเตรียมงานเทศกาล ประชุมแก้ไขปัญหาภัยพิบัติ สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้
ผู้มีอำนาจอนุมัติ ผู้บริหารท้องถิ่นเป็นผู้พิจารณาอนุมัติเช่น
นายกเทศมนตรี นายก อบต. นายก อบจ.
โดยต้องพิจารณา
ความจำเป็น ความเหมาะสม ความประหยัด
ขั้นตอนการปฏิบัติในการเบิกค่าใช้จ่ายประชุม ขั้นตอนที่ 1 : จัดทำหนังสือเชิญประชุมต้องระบุ
เรื่องประชุม วัน เวลา สถานที่ ผู้เข้าร่วมประชุม ขั้นตอนที่ 2 : ขออนุมัติจัดประชุมเสนอผู้บริหารท้องถิ่นอนุมัติ
ตัวอย่างข้อความ“ขออนุมัติจัดประชุมหัวหน้าส่วนราชการ
พร้อมค่าอาหารว่างและเครื่องดื่ม”
ขั้นตอนที่ 3 : ดำเนินการจัดประชุม จัดเตรียมสถานที่ จัดอาหารว่าง / เครื่องดื่ม จัดเอกสารการประชุม ขั้นตอนที่ 4 : จัดทำหลักฐานการเบิกจ่ายเอกสารประกอบ เช่น
รายงานการประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม ใบเสร็จรับเงิน บันทึกขอเบิกเงิน หมายเหตุสำคัญ
ไม่จำเป็นต้องให้ผู้เข้าประชุมเซ็นรับอาหารว่าง
แต่ต้องมี
หลักฐานจำนวนผู้เข้าประชุม ตัวอย่างการเบิกจ่าย ตัวอย่างที่ 1ประชุมหัวหน้าส่วนราชการ
ผู้เข้าประชุม 20 คน
ค่าอาหารว่างคนละ 35 บาท
รวมค่าใช้จ่าย20 × 35 = 700 บาท
สามารถเบิกได้ ตัวอย่างที่ 2ประชุมคณะกรรมการพัฒนาท้องถิ่น
ผู้เข้าประชุม 30 คน
ค่าอาหารว่างคนละ 30 บาท
รวม30 × 30 = 900 บาท
สามารถเบิกได้ ตัวอย่างที่ 3ประชุมประชาคมหมู่บ้าน
ผู้เข้าร่วม 100 คน ค่าอาหารว่างคนละ 25 บาท
รวม2,500 บาท
สามารถเบิกได้
ข้อควรระวังในการเบิกค่าใช้จ่าย
ห้ามเบิกหากไม่ใช่การประชุมราชการ ห้ามเบิกเกินความจำเป็น ห้ามเบิกโดยไม่มีหลักฐานต้องมี
หนังสือเชิญประชุม รายงานการประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม หลักฐานการจ่ายเงิน สรุปง่าย ๆ อปท. สามารถเบิกค่าใช้จ่ายในการประชุมได้หากเป็นการประชุมราชการที่เกี่ยวข้องกับภารกิจขององค์กร
โดยต้อง
ผู้บริหารอนุมัติ มีหลักฐานการประชุม ค่าใช้จ่ายเหมาะสมและประหยัด ปลัดเอ ศุภดามาศ จันทาธอน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น